الان در دنیای کار و کاسبی، افراد موفق اونایی نیستن که زیاد و سخت کار می کنن بلکه کسائی هستن که هوشمندانه کار می کنن و از وقت خود به بهترین شکل استفاده میکردن تا به بالاترین بهره وری دست پیدا کنن. وقت طلاست و استفاده ی درست از اون یعنی ایجاد ارزش افزوده. اینجا می خواهیم چند راه حل ارائه دهیم که ببینیم چه جوری می شه با کار هوشمندانه ولی نه بیشتر، بهره وری رو بالا برد؟

یادگیری مدیریت زمان برایم آسون نبود اما این مهارت واسه موفقیت من اهمیتی لازم داشت. به عنوان مدیرعامل یک کار و کاسبی و مادر دو دختر، همیشه تمرکزم روی این بود که بتونم مهم ترین کارا یم رو با بالاترین بازدهی انجام دهم بدون اینکه خودم رو از پا درآورم. به هر حال همه ما فقط ۲۴ ساعت در روز و هفت روز در هفته زمان داریم. چگونگی استفاده از همین ساعت هاست که ارزش و شادی ای رو تعیین می کنه که به زندگی خود و افرادی که در کنار ما هستن هدیه می کنیم. می خوام چند نکته در مورد بهره وری رو که واسه من مفید بودن با شما به اشتراک بذارم، با اینکه بعضی روزها خودمم به این پیشنهادا عمل نمی کنم!

۱۵ دقیقه در روز با خودتون جلسه بذارین

بعضی وقتا ممکنه سرتون حسابی شلوغ باشه ولی نتونیم در کارای مهم به پیشرفت قابل توجه ای دست پیدا کنیم. واسه پرهیز از این موضوع، من یک جلسه ی صبحگاهی با خودم می ذارم تا هر چیزی رو که در روز با اونا سروکار دارم رو اولویت بندی کنم. یک سال آینده چی برایم مهمه؟ اهداف هرساله و یا دوره ای خود رو بنویسین و به طور منظم اونا رو مرور و بر روشون تمرکز کنین. اگه امروز با اهداف تون هماهنگ نیستین، چه جوری می تونین به بهترین شکل زمان خود رو به سمتی که باید هدایت کنین؟ اگه نمی تونین بر امروز خود اثر بذارین، همین امروز چه برنامه ریزی ای می تونین داشته باشین که بر این هفته، ماه و یا این فصل شما اثر بزاره؟ قول میدم این پر بازده ترین جلسه ی روزتون هستش.

برنامه-ریزی

قبل اینکه بقیه واسه تون برنامه ریزی کنن، خودتون پیشقدم شید

هر شب خسته از کارای بیشتری به خونه بر می گردین و به این فکر می کنین که واقعا چه به دست آورده اید؟ شاید از جلسات بیشتر از حدتان در عذاب هستین. دوای درد تون اینه: طوری با تقویم تون برخورد نکنین که انگار برگه ایه که هر کسی حق داره در اون چیزی بنویسه. سه ساعت رو در طول روز ببندید و هیچ جلسه ای قبول نکنین. این باعث می شه بدون برگزاری جلسه ای در اتاق کنفرانس، کارای مهم رو انجام بدین تا وقتی در مقابل پروژه های مهم تر قرار می گیرین، زمان کافی داشته باشین که بر اونا تمرکز کرده و خوب از پس شون بر آیید. سعی نکنین به شکل نا منظم روی پروژه تون کار کنین، چون بدین شکل سطح بازدهی پایین میاد و زمان بیشتری رو هم از دست میدید.

فقط در جلساتی شرکت کنین که لازمن

به طور منظم جلساتی رو که دیگر احتیاجی به اونا نیس از برنامه تون حذف کنین. گزینه «رد کردن» دقیقا کنار گزینه «قبول کردن» قرار داره. همیشه از خود بپرسید: « این بهترین راه که بتونم در جهت اهداف اصلی شرکت قدم وردارم؟» جسور باشین، بعضی از جلسات رو قبول نکنین و فقط دلیل اونو توضیح بدین.

زمانی که در جلسات شرکت می کنین، حتی جلساتی که خودتون اونا رو برگزار نکردین، هر جا لازمه، کمک کنین که جلسه به طرف بهره وری پیش برود. دقت کنین که حتما همه جلسات از دستورجلسه ی شفاف و متمرکزی بهره مند باشن. اگه به هدف اشاره ای نشده، این سوال رو مطرح کنین: «امروز قراره به چی دست پیدا کنیم؟» زمانی که یک تصمیم کلی گرفته می شه، سعی کنین اونو به طرف عملیاتی شدن پیش ببرین و بپرسید: «، فقط واسه شفاف سازی می خوام بدونم کی و در چه زمانی قراره چه کاری بکنه؟» اگه فهمیدین کسی واسه خلاصه ورداری از نکات اصلی جلسه انتخاب نشده، خودتون داوطلبِ انجام این کار شید. داشتن یک خلاصه شفاف به همراه وظایف و تاریخای تعیین شده، تضمین می کنه که شرکت کنندگان در جلسه وارد عمل می شن. به نظر جسورانه می رسه؟ بله، بهره وری احتیاج به رهبری داره. فقط به خاطر داشته باشین افراد دیگر هم دوست ندارن وقت شون به هدر برود، پس رُک و در عین حال مهربون باشین و بعضی وقتا هم کمی شوخی طبعی به خرج بدین. بقیه قدر دان شمان.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   چه جوری با بقیه بدون حدس و فکر رابطه داشته باشیم 

به جای ارسال ایمیل یا جلسه گذاشتن، روبرو صحبت کنین

اجازه ندین ایمیل جانشین رابطه مستقیم شه. من مکالمه ی شخصی رو به جلسه، ارسال ایمیل یا فرستادن پیام ترجیح میدم. روبرو با مردم صحبت کردن از سر در گمی جلوگیری می کنه و به حل شدن مسئله سرعت می بخشه. بخاطر این بود که قبلا گفتم باید زمانایی در برنامه تون داشته باشین که به جلسه اختصاص نداشته باشه. اگه می خواید ایمیل ارسال کنین، کوتاه و مفید حرف بزنین و از حاشیه روی دوری کنین. خودتون رو یک کارمند مرکز تلفن تصور کنین که موظفه همون اولین باری که مشتری تماس میگیره مشکلش رو حل کنه. از اونم بهتر اینه که به مدت یک هفته ایمیل رو حذف کنین و ببینین چه اتفاقی میفته. شاید از نتایجی که به دست میارید متعجب میشید.

از تلهای زمانی پرهیز کنین

بعد از اینکه برنامه ریزی زمانی رو انجام دادین، تمرکز خود رو بر کاری که در دست دارین بذارین. شما از اون دسته افرادی هستین که همیشه در حال بررسی شبکه های اجتماعی، ایمیل یا گشت زنی در اینترنت هستن؟ هزینه ای که با این کار پرداخت می کنین همون کاهش بهره وریه. واسه بیشترین استفاده از زمان، داشتن انضباط فردی ضروریه. اول کاری که جلوی روی تونه رو تموم کنین و بعد سراغ کار دیگری برید. گشت زنی در شبکه های اجتماعی رو به ۵ دقیقه، و بیشترین حد سه بار در روز محدود کنین، البته بعد از اینکه کار اصلی و مهم تون تموم شد. در طول جلسات ایمیل تون رو چک نکنین و اعلانای کامپیوتر یا گوشی موبایل تون رو هم تا اونجا که می تونین به کمه کم برسونین. اگه قرار باشه حواس تون به جلسه نباشه، اصلا واسه چه در اون حضور پیدا کردین؟

خود رو شارژ کنین

به همون اندازه که نگران شارژ گوشی هوشمند عزیزتون هستین، به شارژ خودتون هم توجه کنین. این یعنی ۷ ساعت خواب، ورزش روزانه، مراقبه و یک رژیم غذایی سالم. داشتن آرامش ذهنی و سلامت جسمی کمک می کنه تا در تموم جنبه های زندگی کارکرد بهتری داشته باشین. سرتون خیلی شلوغه و وقت مراقبت از خودتون رو ندارین؟ سلامت جسمی و روحی مهمترین چیزیه که سوخت شما رو در طول روز تامین می کنه پس اجازه ندین آخرین مورد در لیست کارای روزانه تون باشه. بعد از نیم ساعت دویدن، انرژی بیشتری واسه کاراتون دارین. هر طور شده باید واسه ورزش وقت پیدا کنین، حتی یک پیاده روی کوتاه در وقت ناهار. واسه من راحت تره که صبحا و قبل از بیدار شدنِ بچه ام ورزش کنم، به خاطر همین بیشتر بین ساعت ۵ تا ۶ بیدار میشم و بیشتر وقتا شبا قبل از ساعت ده می خوابم. در طول روز هم احتیاج دارم که خودم رو شارژ کنم، واسه همین یک مراقبه ی ۳ تا ۵ دقیقه ای انجام میدم تا تمرکزم بهتر شه.

آرامش

بین کار و زندگی شخصی مرز مشخص کنین

من قبلا فکر می کردم که همیشه باید مشغولِ کار باشم تا یک چیز خارق العاده بسازم. اما همیشه در حال کار بودن، در اصل فرمولیه واسه رسیدن به نتایج معمولی و بی اهمیت. تعیین مرز بین کار و زندگی شخصی، کیفیت هر دو رو افزایش می ده. با اینکه زمان لازم واسه تاسیس و اداره یک کار و کاسبی فقط در بازه ی زمانی ۹ صبح تا ۵ عصر نمی گنجد، اما من حتما ساعت ۶ به خونه میرم تا شام رو با خونواده ام بخورم و آخر هفته ها هم سرِ کار نمیرم. از طرفی سفر رو به کمه کم می رسانم و به طور متوسط بیشتر از ۵ شب در ماه دور از خونه نمی مانم، حتی اگه مجبور باشم خیلی از سفرهای مهم رو کنسل کنم. در خونه ی ما قانونِ استفاده نکردن از تکنولوژی از ساعت ۶ تا ۸ شب هست و در این مدت دست زدن به کامپیوتر، گوشی موبایل و دستگاه های دیگر گناهی بزرگ حساب می شه، مگه در موارد خاص. این محدود کردنا هم واسه من و هم واسه خونواده ام هستن. پیشنهاد می کنم شمام قوانینی مثل به این که واسه تون مفید هستن وضع کنین.

خونواده

.com



۱

دسته‌ها: آموزشی